Zgłoszenia wyjazdu za granicę dokonuje się w formie pisemnej na formularzu „Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczpospolitej Polskiej” w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której osoba zamieszkuje, osobiście, przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem albo w formie dokumentu elektronicznego (konieczny jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany) przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport. Zgłoszenia wyjazdu z zamiarem pobytu stałego lub zgłoszenia wyjazdu bez zamiaru pobytu stałego, na okres dłuższy niż 6 miesięcy dokonuje się na jednym formularzu zaznaczając odpowiednie pole odpowiadające charakterowi wyjazdu.
Zgłoszenia powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej dokonuje się w formie pisemnej na formularzu „Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczpospolitej Polskiej” w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której osoba zamieszkuje, osobiście, przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem albo w formie dokumentu elektronicznego (konieczny jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany) przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport.